XRechnung ab 2027: Was kleine Unternehmen und Lieferanten jetzt tun müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen sie auch senden, ab 2028 alle. Viele kleine Firmen haben davon noch nichts gemerkt, weil die Pflicht ohne Portal, ohne Registrierung und ohne Brief vom Finanzamt kam. Diese Seite erklärt in einfachen Worten, was gilt, was Sie wirklich brauchen und wie Sie in einer Stunde startklar sind.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Datum | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können (in Kraft) | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, Vermieter mit Umsatzsteuer und Vereine mit wirtschaftlichem Betrieb |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier und PDF weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) | Alle |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen senden Pflicht | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen senden Pflicht | Alle übrigen Unternehmen bei Rechnungen an Unternehmen in Deutschland |
| dauerhaft | Vom Versand befreit, Empfang bleibt Pflicht | Kleinunternehmer (seit 2025: bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr) |
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Neufassung von Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Umwege lesen kann. Der Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei (als UBL oder CII), der Standard der öffentlichen Verwaltung. Für Menschen unlesbar, für Software ideal.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei, in die dasselbe XML eingebettet ist. Sie öffnen sie wie bisher, Ihr Kunde liest das XML automatisch ein. Die Profile Minimum und Basic WL zählen nicht als E-Rechnung.
Keine E-Rechnung sind: eine normale PDF, eine eingescannte Rechnung, ein Bild, eine Word-Datei. Das gilt auch dann, wenn die PDF per E-Mail kommt. Auch Peppol BIS 3.0, das europäische Netzwerkformat, erfüllt die Norm und wird in Deutschland anerkannt.
Empfangen: was Sie seit 2025 können müssen
Die gute Nachricht: ein E-Mail-Postfach reicht. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass kein Portal und keine besondere Software vorgeschrieben ist. Die Pflicht ist, die Rechnung annehmen zu können; Sie dürfen eine XRechnung nicht mit der Begründung zurückweisen, Sie könnten nur PDF.
In der Praxis heißt das: Sie bekommen eine XML-Datei und müssen wissen, was drinsteht. Dafür brauchen Sie kein Buchhaltungsprogramm. Mit dem kostenlosen Rechnungsanzeige-Tool öffnen Sie jede XRechnung oder ZUGFeRD-Datei im Browser als normale Rechnung: Absender, Positionen, Beträge, Umsatzsteuer. Nichts wird gespeichert.
Zwei Dinge sollten Sie jetzt regeln: ein festes Postfach für Eingangsrechnungen (zum Beispiel [email protected]), das Ihre Lieferanten kennen, und eine Ablage, in der die XML-Datei acht Jahre unverändert aufbewahrt wird. Die XML ist das Original, nicht der Ausdruck.
Senden: drei Wege, je nach Größe
1. Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm
Die meisten deutschen Programme erzeugen inzwischen ZUGFeRD oder XRechnung. Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Option aktiv ist, und prüfen Sie eine erzeugte Datei einmal mit dem kostenlosen Validator. Viele Programme setzen Pflichtfelder nicht, die die deutschen Regeln (BR-DE) verlangen, etwa Zahlungsbedingungen oder die Bankverbindung.
2. Ein Online-Generator für wenige Rechnungen im Monat
Wer nur eine Handvoll Rechnungen schreibt, braucht kein Programm. Mit dem Rechnungsgenerator füllen Sie ein Formular aus und laden eine gültige XML herunter, die Sie per E-Mail schicken. Kostenlos, ohne Konto.
3. Eine API für eigene Software und Online-Shops
Wenn Rechnungen aus Ihrem eigenen System kommen (Shop, Plattform, ERP, selbst entwickelte Software), schicken Sie die Rechnungsdaten als JSON an NordInvoice und bekommen eine geprüfte XRechnung zurück oder lassen sie direkt über das Peppol-Netzwerk zustellen. Ein Aufruf, Validierung inklusive, mit Statusmeldung. Die Dokumentation zeigt den kompletten Ablauf in curl, Node.js und Python.
Wie die Rechnung zum Kunden kommt
Das Gesetz schreibt das Format vor, nicht den Weg. Für Rechnungen an Unternehmen ist E-Mail erlaubt: XML oder ZUGFeRD-PDF als Anhang, fertig. Zwei Fälle sind anders:
- Rechnungen an Behörden (Bund und die meisten Länder) laufen seit 2020 über die zentralen Rechnungseingangsplattformen oder über Peppol und brauchen eine Leitweg-ID, die der Auftraggeber Ihnen nennt.
- Kunden im Ausland oder große Konzerne verlangen zunehmend Zustellung über Peppol, weil die Rechnung dann ohne Postfach direkt in ihr System fällt. Ob Ihr Kunde erreichbar ist, zeigt der Peppol-Check anhand der USt-IdNr. oder GLN.
Die Pflichtangaben, die am häufigsten fehlen
Die deutschen Regeln (Geschäftsregeln BR-DE-1 bis BR-DE-28) verlangen mehr als die europäische Norm. Diese Felder fehlen in abgelehnten Rechnungen am häufigsten:
- Käuferreferenz (BT-10): bei Behörden die Leitweg-ID, bei Unternehmen eine vom Kunden genannte Referenz. Das Feld muss belegt sein.
- Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum (BT-9 oder BT-20): eines von beiden ist Pflicht.
- Bankverbindung (BG-17) bei Überweisung, mit IBAN.
- Kontaktdaten des Verkäufers: Name, Telefon oder E-Mail (BG-6).
- USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers (BT-31 oder BT-32).
- Dokumentart: Rechnung 380, Gutschrift 381, Korrektur 384.
Der Validator nennt bei jeder Ablehnung den Regelcode, erklärt ihn und zeigt ein abgelehntes und ein akzeptiertes Beispiel. Die Erklärungen der häufigsten Regeln finden Sie auch ohne Datei unter Validierungsregeln.
Kleinunternehmer: weniger Pflicht, als viele glauben
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Die Befreiung ist dauerhaft und kam mit dem Jahressteuergesetz 2024. Zwei Dinge bleiben: Sie müssen E-Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen und lesen können, und wenn ein großer Kunde freiwillig eine E-Rechnung verlangt, ist es für Sie meist einfacher, sie zu liefern, als die Diskussion zu führen. Der Generator kostet Sie dafür fünf Minuten.
Warum 2026 schon zählt, nicht erst 2027
Große Unternehmen stellen ihre Rechnungseingänge jetzt um und möchten ab 2027 keine zwei Wege mehr betreiben. Deshalb bekommen Lieferanten bereits 2026 Post: "Bitte senden Sie uns ab sofort XRechnung." Der Druck kommt vom Vorsteuerabzug: eine Rechnung, die den Vorschriften nicht entspricht, kann dem Empfänger den Vorsteuerabzug kosten, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt. Wer als Lieferant früh kann, was der Kunde braucht, bleibt auf der Lieferantenliste.
Die Strafen selbst sind überschaubar: nach Paragraf 26a Umsatzsteuergesetz bis zu 5.000 Euro je Verstoß. Das eigentliche Risiko ist der Kunde, der nicht zahlt, weil seine Software die Rechnung nicht verarbeiten kann.
In einer Stunde startklar: die Checkliste
- Postfach festlegen für Eingangsrechnungen und Lieferanten informieren.
- Eine Rechnung lesen: eine XRechnung Ihres Lieferanten (oder ein Beispiel) im Viewer öffnen, damit das Format nicht mehr fremd ist.
- Eine Rechnung erzeugen: entweder in Ihrem Programm die Option aktivieren oder den Generator nutzen.
- Prüfen: die Datei durch den Validator laufen lassen, bis keine BR-DE-Regel mehr anschlägt.
- Kunden prüfen: für die drei größten Kunden im Peppol-Check nachsehen, ob sie elektronisch erreichbar sind, und nach ihrer Käuferreferenz fragen.
- Ablage regeln: XML-Dateien unverändert acht Jahre aufbewahren, am besten im selben System wie bisher die PDFs.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen senden?
Nur, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Alle anderen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2028 senden. Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versand befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?
Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 beziehungsweise 2028 ist eine reine PDF keine Rechnung mehr im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Zulässig sind XRechnung (XML), ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML, nicht die Profile Minimum und Basic WL) und andere Formate nach EN 16931.
Brauche ich Peppol für die E-Rechnung in Deutschland?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen nicht. Das Gesetz schreibt das Format vor, nicht den Übertragungsweg; eine XRechnung per E-Mail ist gültig. Peppol ist Pflicht bei Rechnungen an den Bund und viele Länder (Leitweg-ID) und ist der einfachste Weg, wenn Ihre Kunden im Ausland sitzen.
XRechnung oder ZUGFeRD: was soll ich nehmen?
Beides erfüllt die Pflicht. XRechnung ist reines XML und der Standard der Verwaltung. ZUGFeRD ist eine PDF mit demselben XML darin, die ein Mensch wie bisher öffnen kann. Wenn Ihre Kunden nichts vorgeben, ist ZUGFeRD für kleine Firmen der sanftere Einstieg; wenn ein Kunde XRechnung verlangt, liefern Sie XRechnung.
Was kostet es, E-Rechnungen zu erzeugen und zu prüfen?
Prüfen ist bei NordInvoice kostenlos und ohne Konto. Erzeugen per Formular ebenfalls. Der Versand über die API beginnt bei 19 Euro im Monat, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Verkaufsgespräch.